Planejamento com Canvas

Um Canvas de Projeto é uma técnica para criar o seu plano do projeto de forma simples, rápida e colaborativa. É a representação visual do Plano do Projeto, construído com a participação das diversas partes interessadas. Nesta técnica, três papeis devem participar da reunião, o Líder do Projeto, a área Cliente (que entende das dores e problemas do setor), e a equipe executora do projeto (que tem conhecimento técnico sobre a execução do produto/serviço, serviço ou resultado do projeto). Essas três figuras fazem o protótipo do modelo mental do Projeto em um quadro físico, com divisões e suas tarefas inseridas ao longo do desenvolvimento do Canvas.

O Canvas tem pouquíssimas exigências (um bloco de post-it e uma folha A1) e seu objetivo é estabelecer um método intuitivo e simples para que as partes interessadas concebam a lógica do Projeto.

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Como fazer seu plano de projeto de forma simples, rápida e colaborativa com o Project Kanvas, o seu melhor canvas de projeto.

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Project Kanvas – Colorido – com dicas

Project Kanvas – Colorido – sem dicas

Project Kanvas – Preto e Branco – com dicas

Project Kanvas – Preto e Branco – sem dicas

O principal segredo de um Canvas é o seu poder de síntese, em que as principais características do Projeto são descritas de forma clara e objetiva. Suas características são:

Simplicidade: Apresenta os dados necessários de forma simples e intuitiva.
Agrupamentos: Reúne uma série de itens por suas afinidades.
Visual Limpo: Transmite todas as informações e características do Projeto em uma única visão no quadro.
Sequência Lógica: Apresenta uma ordem de execução clara e objetiva.
Interação entre Stakeholders: Promove a comunicação entre as diversas partes interessadas, assim como um melhor nível de entendimento, comunicação e expectativas acerca do Projeto.

Etapas do Canvas

Para o seu preenchimento devemos seguir 3 (três) etapas:

Criar: Onde são respondidas algumas perguntas essenciais.
Consolidar: Garantir a consistência. Corrigir os pontos falhos ou inconsistentes.
Publicar: Exportar o painel, se necessário, para o modelo de documento, exemplo o “Plano de Gerenciamento de Projetos – PGP”, ou outro documento necessário para dar continuidade ao projeto.

Etapa 1 – Criar

Em uma sequência lógica, a equipe irá responder as seguintes perguntas:

Por quê? – O Que? – E se? – Quem?/Para quem? – Como? /Quando? /Quanto?

Essas cinco perguntas são feitas ao longo do desenvolvimento do Canvas de forma direcionada e objetiva. As respostas são colocadas através de post-its em cada componente formando assim o mapa mental do Projeto.

Lembrando: Na realidade, não existe uma sequência rígida. Apenas uma sugestão de preenchimento. Durante o brainstorm, surgiu a ideia, anota no post-it e cola no quadro.

A primeira ação é preencher o cabeçalho do Canvas:

Projeto: Frase que resume a essência do Projeto;
GP: Nome do Líder do Projeto;
Data: A data de realização do Canvas.

Exemplo:

GP: José da Silva;
Projeto: Mapear os Processos dos Departamentos RH e Financeiro.
Data: 15/06

Responder às perguntas básicas conforme os itens

Por quê?

O “por quê? ” compreende as questões que deram origem e razão ao Projeto. Os problemas, objetivos, resultados esperados do Projeto são todos respondidos nesse grupo. Aqui encontramos os seguintes componentes:

Passo 1 – Objetivo:

É o objetivo do Projeto, que será realizado para resolver os problemas. É utilizado apenas um post-it grande para descrever, de forma específica, realista, passível de medição e limitada ao tempo (SMART*).

Exemplo:

“Mapear os Processos dos Departamentos RH e Financeiro (Cenário, Macroprocesso e Processos nível 1) da Empresa XYZ, com um custo de R$ 20.000,00 até o dia 30/08. ”

*Definição de SMART:

S – Específicos (Specific): Devem ser escritos de forma objetiva e precisa;
M – Mensuráveis (Measurable): Devem ser medidos e analisados em termos de valores ou quantidades;
A – Acordado: O objetivo deve ser acordado, aceito, pela parte Cliente e executora;
R – Realistas (Realistic): Os objetivos são alcançáveis, é possível de fazer considerando as limitações do projeto;
T – Tempo (Time-bound): Devem ser limitados no tempo, ter uma duração.

Passo 2 – Justificativas:

Problema que motiva uma solução e que deu origem à demanda do Projeto (passado problemático, por força da lei, alinhamento com o planejamento estratégico). Aqui são inseridas as justificativas que deram causa ao Projeto. Deve ser utilizado um post-it pequeno para cada justificativa.

Exemplos:

Post-It 1 (pequeno): Excesso de documentos;
Post-It 2 (pequeno): Não Aderência a IN 01/2016 – GRC;
Post-It 3 (pequeno): Grande número erros e retrabalhos;
Post-It 4 (pequeno): Baixa maturidade em gestão de processos;
Post-It 5 (pequeno): Alinhamento com o Objetivo Estratégico 9.

Passo 3 – Benefícios:

São os benefícios esperados pelo Projeto. Meu futuro utilizando os benefícios gerados pelo projeto. Coisas boas, valores, positividade. São descritos em post-its pequenos, de forma que cada um represente um dos benefícios (o futuro após o término do projeto).

Exemplos:

Post-It 1 (pequeno): Aderência a IN 01/2016;
Post-It 2 (pequeno): Maior eficiência dos Processos;
Post-It 3 (pequeno): Melhora nos Indicadores de Desempenho Estratégicos (KPI).

O que?

Este grupo contém as informações daquilo que será feito para resolver os problemas. O produto final e os requisitos do produto/serviço fazem parte desse grupo. Eles possuem as seguintes características:

Passo 4 – Requisitos de Qualidade:

São as propriedades que o produto deve possuir, requisitos de aceite pelo Cliente, a definição de pronto do produto/serviço. São pedidos e acordados com o Cliente e com os executores. Define diversos aspectos do produto/serviço, tais como requisitos de aceitação (qualidade) e funções, promovendo o alinhamento das expectativas. O que eu vou verificar no produto para saber se me atende?

Deve ser utilizado um post-it pequeno para cada requisito, não sendo permitido utilizar mais de um post-it por requisito.

Quanto mais características melhor.

Exemplos:

Post-It 1 (pequeno): Aderente a notação BPMN v2;
Post-It 2 (pequeno): No mínimo 1 indicador de esforço de Processo (Driver);
Post-It 3 (pequeno): No mínimo 1 indicador de resultado de Processo (Outcome);
Post-It 4 (pequeno): Estar no formato BPM/Bizagi;
Post-It 5 (pequeno): Documento de detalhamento do processo com boa ortografia;

Passo 5 – Escopo:

Defini o que realmente será feito durante o projeto. O que será feito para atender os requisitos e gerar uma entrega. Escopo mal definido causa um projeto malfeito.

Deve-se fazer perguntas, seguindo o nosso exemplo, do tipo:

O que será mapeado?
Qual nível de detalhe?

Exemplos:

Post-It 1 (pequeno): Mapeamento AS-IS;
Post-It 2 (pequeno): Definição de KPIs;
Post-It 3 (pequeno): Detalhamento dos Processos Mapeados;
Post-It 4 (pequeno): Entregas parciais;
Post-It 5 (pequeno): Desenho da Cadeia de Valor;
Post-It 6 (pequeno): Exportação para formato web e interativo;

Passo 6 – Não Escopo:

O que não faz parte e não será entregue. Deixar claro o que não será feito. Ajuda a definir as fronteiras do projeto e alinhar as expectativas.

Exemplos:

Post-It 1 (pequeno): Treinamento na Notação;
Post-It 2 (pequeno): Automação dos Processos;
Post-It 3 (pequeno): Mapeamento do TO-BE;
Post-It 4 (pequeno): Treinamento na Ferramenta;

E se?

Aqui é definido os “E se…” algo acontecer no projeto, o que irá causar no projeto de bom ou ruim. “E se…” um fato que eu considerava verdadeiro, não acontecer?. “E se…” eu só tiver X dinheiros para fazer o meu projeto, como eu irei executar.

Passo 7 – Regras que limitam:

Premissas e Restrições. Para um canvas, não importa se é premissa ou restrição. Ambas, restringem as ações do GP, da equipe e do projeto.

As restrições geralmente são de Tempo/Custo/Escopo/Recurso Humano. Limita as ações da equipe e devem ser alguns dos limites utilizados pelo GP para o desenvolvimento do Projeto.

As premissas são suposições, hipóteses externas ao Projeto, dadas como verdadeiras para realizar o planejamento. Uma premissa não está sob o controle do Líder do Projeto. Para cada premissa, o GP deve associar pelo menos um risco, que será descrito no próximo passo.

Limita as ações da Equipe.
Restrições de Tempo/Custo/Escopo
Suposições dadas como certas para planejamento.
Estou OU não estão sobre controle do GP.

Exemplos:

Post-It 1 (pequeno): Sobrecarga de demandas da equipe do projeto;
Post-It 2 (pequeno): Equipe 2 pessoas;
Post-It 3 (pequeno): Orçamento de R$ 20.000,00;
Post-It 4 (pequeno): Prazo final 31/08;
Post-It 5 (pequeno): Iniciar Projeto até 01/06;
Post-It 6 (pequeno): Disponibilidade de Usuários Chave.

Passo 8 – Riscos:

Identificar e escrever os riscos de forma a entender a causa e o efeito. O tamanho do post-it e a forma que ele é dividido dependerá do perfil do Projeto ou de seu líder.

O post-it pode ser simples, com apenas uma frase contendo o título do risco. Ou pode ser completo, por exemplo, escrevendo no canto superior esquerdo o “grau do impacto no Projeto”; no canto superior direito o “nome do responsável pela ação de contingência”; na metade superior do post-it o “nome do risco”; na metade inferior a “ação de contingência”.

Lembrando que para cada uma das “Premissas” elencadas no “Passo 7” deve haver, pelo menos, um risco associado.

Post-it Simples de Risco: Sobrecarga da equipe

Post-it Completo de Risco:

Sobrecarga da equipe/ Negociar o tempo do Recursos / Diretor / 4

Risco / Ação de Contingência / Pessoa Responsável / Grau de Impacto no Projeto

Exemplos:

Post-It 1: Sobrecarga da equipe/ Negociar o tempo do Recursos / Diretor / 4;
Post-It 2: Redução no orçamento / Negociar Escopo / Patrocinador / 5;
Post-It 3: Aumento de processos identificados / Negociar novo projeto* / Patrocinador / 3;
Post-It 4: Aumento de processos identificados / Negociar Escopo* / Patrocinador / 3
Post-It 5: Indisponibilidade de usuários / Negociar substituto / Diretor da área / 4

*Para um mesmo risco, posso adicionar várias ações de contingência.

Exemplo de um Post-It de Risco:

Quem? Para quem?

Para quem estou fazendo esse projeto? Quem São os usuários do produto/serviço do projeto/serviço? Quem vai usufruir dos resultados do projeto? Quem são os envolvidos na criação do projeto (equipe)?

Passo 9 – Envolvidos:

Definir as partes interessadas (Cliente; Patrocinador; Cliente; Fatores Externos). Esses não trabalham diretamente no desenvolvimento do Projeto, mas são importantes de alguma maneira para o seu sucesso.

A equipe é formada por todos os servidores e terceirizados que trabalham no Projeto e produzem entregas nele.

Exemplos:

Post-It 1 (pequeno): Dono da Empresa (Patrocinador);
Post-It 2 (pequeno): Diretores das Áreas (Clientes);
Post-It 3 (pequeno): Colaboradores do RH/Financeiro (Usuários Chave);
Post-It 4 (pequeno): Demais colaboradores (Usuários).
Post-It 5 (pequeno): José (Analista de Processo).
Post-It 6 (pequeno): Maria (Analista de Processo).

Como? Quando? Quanto?

Define como será feito o Projeto e seu planejamento, baseando-se nas premissas informadas pelos Stakeholders, pelas restrições de escopo, custo, prazo e equipe, finalizando-se com as entregas que podem ser tanto de fase como do Projeto.

Passo 10 – Entregas | Datas | Custos:

Entregas: São itens que serão entregues nas fases ou no Projeto. São tangíveis e concretas. Não é necessário que uma entrega de fase do Projeto seja visível para o Cliente, no entanto, deve agregar valor ao projeto com um todo.

Datas: Toda entrega definida obrigatoriamente deve ser associada a uma data limite.

Custos: Associado as Entregas e ao Cronograma. Quais são minhas estimativas de gasto (em trabalho ou dinheiro)? Em linhas gerais para cada entrega deve ser pago uma ordem de serviço ou uma nota fiscal, ou seja, tem um custo associado. Mesmo que seja um custo interno (a equipe do projeto já está na folha de pagamento da empresa), existe um custo em horas gastas com o projeto que deve ser negociado com o coordenador da área.

É uma boa prática, quando falamos de custos, reservar uma parcela do orçamento (reserva de contingência) para cobrir imprevistos no Projeto. Essa porcentagem é definida em cada Projeto. Como padrão, é assumido um valor de 10% (dez por cento) do orçamento total do Projeto.

Exemplos:

Post-It 1: Cadeia de Valor – Aprovada | 15/06 | R$ 3.000,00;
Post-It 2: Macroprocessos Financeiro – Identificados | 30/06 | R$ 1.000,00;
Post-It 3: Macroprocessos RH – Identificados | 30/06 | R$ 1.000,00;
Post-It 4: Processos Financeiro – Nível 1 – Mapeados | 30/07 | R$ 2.500,00;
Post-It 5: Processos RH – Nível 1 – Mapeados | 30/07 | R$ 2.500,00;
Post-It 6: Processos Financeiro – Nível 1 – Mapeados | 30/07 | R$ 2.500,00;
Post-It 7: Detalhamento dos Processos RH – Aprovados | 31/08 | R$ 5.000,00;
Post-It 8: Detalhamento dos Processos Financeiro – Aprovados | 31/08 |
R$ 5.000,00;

Etapa 2 – Consolidar

A etapa de consolidação é o momento em que todos os participantes da reunião reverão os post-its e identificarão falhas (gaps) no planejamento.

Com o Canvas todo montado e debatido, esse é o melhor momento para identificar erros e melhorias no planejamento, uma vez que a equipe já tem conhecimento do objetivo, dos requisitos, dos envolvidos, das entregas e demais itens relevantes ao Projeto.

Post-its podem ser retirados, adicionados e reescritos conforme necessário.

É possível que quando a equipe chega nessa etapa, já estão em vias de estarem fadigados mentalmente devido ao brainstorm de planejamento. Forçar uma solução quando a equipe já está cansada é uma ação improdutiva.

Caso a equipe entre em divergência acerca dos itens específicos do Planejamento do Projeto, e não exista consenso ou solução para o problema identificado, cada membro deve anotar os itens pendentes e deve pensar sobre uma possível solução em outro momento. Caso seja necessário, marcar uma reunião futura, ou apenas enviar a solução para o Líder do Projeto por e-mail.

Etapa 3 – Publicar

Se para o tipo de Projeto, ou para o Sistema Indústria, for necessário criar um Plano de Gerenciamento de Projetos (PGP) formal, com assinatura digital ou outro rito processual inerente do órgão, o Líder do Projeto deverá consolidar as informações do Canvas no TA e/ou PGP e submetê-lo ao sistema de processo administrativo eletrônico do Sistema Indústria, conforme exigido pelo procedimento interno

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