Então… Já se perguntou como um analista de processos pode iniciar o mapeamento do processo de um departamento?
Neste exemplo falaremos da contabilidade de uma empresa, como deve ser iniciada a conversa com o cliente que nunca mapeou um processo. No entanto, esse roteiro é genérico e pode ser aplicado em qualquer empresa, em qualquer diretoria.
O analista de processos, ao iniciar o mapeamento do processo da contabilidade em uma empresa cujo cliente nunca realizou tal atividade, deve adotar uma abordagem estruturada e pedagógica.
A conversa inicial é crucial para estabelecer uma base sólida para o projeto. Seguem os passos recomendados:
1. Apresentação e Contextualização:
Iniciar com uma breve apresentação pessoal e do objetivo do mapeamento de processos, esclarecendo como este pode agregar valor à gestão contábil da empresa. É fundamental contextualizar a importância do mapeamento de processos dentro da estratégia de governança corporativa e gestão estratégica de negócios.
2. Educação sobre o Mapeamento de Processos:
Considerando que o cliente não possui experiência prévia com mapeamento de processos, o analista deve dedicar um momento para explicar o que é o mapeamento de processos, seus objetivos, benefícios, e como é conduzido. Deve-se enfatizar como essa prática pode levar a uma maior eficiência operacional, redução de custos, e melhoria na qualidade dos serviços contábeis.
3. Levantamento de Expectativas:
Perguntar ao cliente sobre suas expectativas, desafios enfrentados pela contabilidade, e áreas de preocupação específicas. Isso ajuda a alinhar os objetivos do mapeamento com as necessidades do cliente e estabelece uma comunicação eficaz desde o início.
4. Explicação do Processo de Mapeamento:
Detalhar as etapas do mapeamento de processos, incluindo a coleta de dados, análise de processos existentes, identificação de gargalos e ineficiências, e desenvolvimento de recomendações de melhoria. É importante explicar os métodos que serão utilizados, como entrevistas, análise de documentos, e observação direta, além de enfatizar a necessidade de envolvimento da equipe contábil no processo.
5. Estabelecimento de Compromissos:
Definir claramente os papéis e responsabilidades, tanto da equipe do cliente quanto da equipe de consultoria. É crucial estabelecer compromissos mútuos em relação à disponibilidade para reuniões, prazos, e comunicação durante o projeto.
6. Coleta de Dados Iniciais:
Solicitar acesso a documentos iniciais que possam fornecer uma visão geral dos processos contábeis atuais, como procedimentos operacionais padrão, descrições de cargos da equipe contábil, e relatórios financeiros.
7. Plano de Projeto e Próximos Passos:
Finalizar a conversa apresentando um plano de projeto preliminar, incluindo marcos, prazos estimados, e próximos passos. Isso ajuda a estabelecer expectativas realistas e demonstra profissionalismo.
Quais são as perguntas que devem ser feitas na primeira reunião de mapeamento de processos?
Na primeira reunião de mapeamento de processos, é essencial coletar informações que permitam uma compreensão abrangente do contexto operacional e estratégico do processo a ser mapeado. As perguntas devem ser estruturadas de forma a obter insights sobre a operação atual, as expectativas do cliente, e identificar potenciais áreas de melhoria. Abaixo, segue uma lista de perguntas recomendadas:
1. Objetivos e Expectativas:
– Qual é o objetivo principal do mapeamento deste processo?
– Existem expectativas específicas quanto aos resultados deste mapeamento?
2. Descrição do Processo:
– Como você descreveria o processo atual em termos gerais?
– Quais são os inícios e fins definidos para este processo?
3. Envolvidos no Processo:
– Quem são os stakeholders principais envolvidos neste processo?
– Quem executa as diversas etapas do processo?
– Existem outras áreas/departamentos que interagem com este processo?
4. Desafios e Problemas:
– Quais são os principais desafios enfrentados no processo atual?
– Você pode identificar pontos de gargalo ou ineficiências recorrentes?
5. Documentação Existente:
– Existe documentação atual sobre este processo? (Por exemplo, descrições de processo, procedimentos operacionais padrão, fluxogramas)
– Quão atualizada e precisa é esta documentação?
6. Ferramentas e Sistemas:
– Quais ferramentas ou sistemas de TI são utilizados no decorrer deste processo?
– Existem limitações tecnológicas que impactam o processo?
7. Indicadores de Desempenho:
– Quais são os indicadores de desempenho chave (KPIs) atualmente utilizados para avaliar o sucesso do processo?
– Como estes indicadores são medidos e monitorados?
8. Expectativas de Melhoria:
– Que tipo de melhorias você espera alcançar com o mapeamento deste processo? (Por exemplo, redução de custos, aumento da eficiência, melhoria da qualidade)
– Existem objetivos de curto e longo prazo para este processo?
9. Restrições e Considerações Legais:
– Existem restrições legais ou regulamentares que afetam este processo?
– Como as mudanças propostas podem se alinhar às obrigações legais e regulamentares?
10. Comunicação e Feedback:
– Qual será o método de comunicação preferido durante o projeto?
– Como e quando serão realizadas as revisões e o feedback sobre o progresso do mapeamento?
Essas perguntas devem ser adaptadas conforme o contexto específico do cliente e do processo em questão. A ideia é garantir que a reunião inicial forneça uma base sólida para o projeto de mapeamento, facilitando uma abordagem colaborativa e focada na obtenção de resultados concretos.
